Dataskyddsbeskrivning för PR-postningslista och intressenter
registeransvarig
Lindex Group Abp (“Stockmann”)
Alexandersgatan 52 B, 00101 HELSINGFORS
FO-nummer: 0114162-2
Tfn: +358 (0) 9 1211
E-postadress: asiakaspalvelu@stockmann.com
Kontaktuppgifter i registerärenden
Ärenden som gäller PR-postningslistan
E-postadress: pr@stockmann.com
Tfn: +358 (0) 9 1211
Ärenden som gäller samarbetspartner och kommunikation med intressenter
E-postadress: asiakaspalvelu@stockmann.com
Tfn: +358 (0) 9 1211
Vilka uppgifter behandlar vi?
Personer på PR-postningslistan
Namn, kontaktuppgifter, befattning och organisation, bolagets eller firmans kontaktuppgifter när det är fråga om personbolag eller firma, uppgifter om bloggar eller personliga webbplatser, branschbeskrivning, uppgifter om presskort, intressen.
Representanter för intressenter
Namn, kontaktuppgifter, befattning och organisation, bolagets eller firmans kontaktuppgifter när det är fråga om personbolag eller firma
Representanter för varu- och tjänsteleverantörer
Namn, kontaktuppgifter, befattning och organisation, bolagets eller firmans kontaktuppgifter när det är fråga om personbolag eller firma
I VILKA SYFTEN BEHANDLAS PERSONUPPGIFTER
Personuppgifter behandlas i följande syften:
Kommunikation med personer på PR-postningslistan
– Upprätthållande av kontakter med personerna på listan
– Information om evenemang och produkter, t.ex. inbjudningar till evenemang
– Information om samarbetsofferter
– Planering av evenemang
Kommunikation med intressenter och avtalsparter
– Kommunikation med intressenter och potentiella avtalsparter
– Växelverkan och kommunikation med intressenter
– Planering av åtgärder relaterade till Stockmanns samhällsansvar och uppföljning av dem
Uppgifter behandlas enligt principen för berättigat intresse (bl.a. kontakter med samarbetspartner och intressenter, personer på PR-postningslistan) och för att ingå och fullgöra avtal (bl.a. kommunikation med avtalsparter).
Behandlingen kan också basera sig på samtycke, om elektroniskt direktmarknadsföringsmaterial skickas till en samarbetspartner eller dess representant.
Registrerade grupper utgörs av representanter för samarbetspartner och potentiella samarbetspartner, representanter för varu- och tjänsteleverantörer samt intressenter. Stockmanns intressenter utgörs av kunder, medarbetare, aktieägare, varu- och tjänsteleverantörer, myndigheter och organisationer.
HUR LÄNGE FÖRVARAS UPPGIFTERNA?
Personer på PR-postningslistan har rätt att när som helst begära att deras uppgifter raderas från listan.
Information om inbjudningar till evenemang och samarbetsofferter förvaras högst 5 år från skickandet av meddelandena.
Uppgifter relaterade till kommunikation med intressenter raderas senast efter 5 år från besvarandet av enkäter eller andra opinionsundersökningar.
Om uppgifter behandlas med samtycke raderas de senast när samtycket återkallas.
Uppgifter som baserar sig på avtalsrelationer behandlas i regel så länge som avtalsrelationen gäller. För att fullgöra lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföringslagen) samt till följd av tider för talans väckande och preskriptionstider kan uppgifter behandlas även efter att avtalsrelationen upphört.
Rätt att återkalla samtycke
Om behandlingen av personuppgifter baserar sig på samtycke kan den registrerade när som helst återkalla det. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på samtycke till exempel när den registrerade har gett tillstånd för elektronisk direktmarknadsföring. Samtycke kan återkallas genom att kontakta kundtjänsten (asiakaspalvelu@stockmann.com) eller Stockmanns PR-marknadsföringskommunikation (pr@stockmann.com).
Information om registrerades rättigheter
Du har rätt att på begäran få veta om Stockmann behandlar dina personuppgifter. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en kopia av dessa uppgifter. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en bekräftelse om detta.
Du har rätt att korrigera eller komplettera felaktiga eller bristfälliga personuppgifter.
Du kan ha rätt kräva att dina personuppgifter raderas i vissa situationer som avses i personuppgiftslagstiftningen. Vi raderar uppgifterna på din begäran om villkoren enligt lagstiftningen uppfylls.
Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga eller behandlas lagstridigt eller om du motsätter dig behandlingen av uppgifter, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dem. Då kan vi behandla uppgifterna endast med ditt samtycke, om vi behöver dem för att uppgöra, framställa, försvara eller avgöra rättsliga anspråk eller om detta behövs för att skydda en annan persons rättigheter.
Du har rätt att i vissa situationer överföra de personuppgifter som vi har om dig till dig själv eller en annan registeransvarig. Rätten gäller sådana personuppgifter som du själv lämnat till oss och som vi behandlar med stöd av ditt samtycke eller för att upprätta ett avtal där du är part. Rätten gäller de uppgifter som behandlas med automatisk databehandling.
Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter på grunder relaterade till en särskild personlig situation. Vi upphör att behandla personuppgifter i situationer som fastställs i lagstiftningen.
Hur kan du utöva dina rättigheter?
Om du vill utöva dina ovan beskrivna rättigheter kan du skicka en begäran till den adress som nämns på första sidan i denna dataskyddsbeskrivning. Dessutom rekommenderar vi följande kontaktkanaler.
– Du kan ta bort dig från PR-postningslistan via länken nere på sidan.
– Du kan begära att dina uppgifter på PR-postningslistan raderas genom att kontakta pr@stockmann.com
Om svaret innehåller personuppgifter skickar vi uppgifterna antingen i krypterad elektronisk form eller per post som rekommenderat brev. Ingen annan än den person som angetts som mottagare kan kvittera brevet som mottaget. På detta sätt säkerställer vi att uppgifterna förblir konfidentiella.
Information om mottagare av personuppgifter
Personuppgifter behandlas av Stockmanns eller dess samarbetspartners medarbetare, när deras arbetsuppgifter kräver detta. De som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Personuppgifter utlämnas inte utanför Stockmannkoncernen utom i nedan beskrivna situationer eller om lagstiftningen ålägger det eller i samband med företagsaffärer eller -arrangemang.
Utöver av Stockmann behandlas personuppgifter av Stockmanns tjänsteleverantörer och samarbetspartner för Stockmanns räkning och enligt order. Sådana underleverantörer är bl.a. leverantörer av IT-tjänster som bl.a. ansvarar för den tekniska administrationen av systemen. Eftersom personuppgifter behandlas för Stockmanns räkning omfattas de av Stockmanns tystnadsplikt, och i regel har samarbetspartner inte rätt att utlämna uppgifter till tredje parter eller använda dem i andra syften än för att slutföra Stockmanns order.
Centrala mottagare och/eller behandlare av personuppgifter om Stockmanns samarbetspartner och intressenter är:
– Tech Mahindra Limited
– com EMEA Limited
– Företag som genomför enkäter och opinionsundersökningar
Stockmann strävar efter att se till att personuppgifter främst behandlas inom EU och EES. Personuppgifter anses bli överförda till länder utanför EU och EES i samband med produktion av IT-tjänster när personuppgifter blir tillgängliga i ett land utanför EU och EES. Om sådan överföring av uppgifter har Stockmann ingått avtal med tjänsteleverantören enligt mallavtalsklausuler som fastställts av EU-kommissionen och när det mottagande landet har en tillräcklig dataskyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut, det företag som behandlar uppgifterna har bindande regler (Binding Corporate Rules) eller det finns någon annan laglig grund, såsom Privacy Shield-arrangemanget mellan EU och USA. Servrar med personuppgifter är tillgängliga utanför EES i USA (Salesforce Marketing Cloud) och Indien (Tech Mahindra). Du kan ta del av kommissionens beslut om mallavtalsklausulerna via följande länk: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_fi.
Även vissa myndigheter har lagstadgad rätt till information. Exempel på dessa myndigheter är polisen, tullen, gränsbevakningsväsendet och skattemyndigheten.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning kan du lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där du har din fasta hemvist eller arbetsplats eller där du anser att brottet mot bestämmelserna har skett. I Finland är denna myndighet dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter är: Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors, tfn (växel): + 358 29 56 66700, e-post: tietosuoja@om.fi.
Profilering
Vi profilerar samarbetspartner och representanter för intressenter för att rikta bl.a. enkäter och inbjudningar till evenemang. Profilering baserar sig inte på automatiskt beslutsfattande. Vi anser att Stockmanns profilering inte medför sådana rättsverkningar som avses i förordningen eller i övrigt medför betydande konsekvenser för föremålet för profileringen.
Som registrerad har du rätt att invända mot profilering som baserar sig på den registeransvariges berättigade intresse med stöd av en personlig särskild grund. Du kan också när som helst invända mot profilering som utförs för att rikta direktmarknadsföring.
FRÅN VILKA KÄLLOR INSAMLAS UPPGIFTER?
Personuppgifter insamlas främst av de registrerade till exempel på evenemang, möten, seminarier eller via bloggars och webbplatsers kontaktformulär.
Personuppgifter insamlas också i samband med avtalsförhandlingar och partnerorganisationers anmälningar.
Uppgifter om intressenter erhålls från Stockmanns aktie- och personalregister samt dessutom från kontaktformulär, via samarbetspartner och informationskällor i vilka företag och personer själva har angett sina uppgifter i arbetsrelaterade syften.
Om konsekvenserna av hantering av personuppgifter
Stockmann har förbundit sig att se till att personuppgifter behandlas på ett säkert sätt enligt EU:s dataskyddsförordning och övrig tillämplig lagstiftning.
Vi skyddar våra lokaler, IT-system och uppgifter om användare av våra tjänster med relevanta tekniska och administrativa informationssäkerhetslösningar och utvecklar fortlöpande våra skyddsmetoder. Användar- och åtkomsträttigheterna till uppgifterna är personliga och deras omfattning fastställs utifrån arbetsuppgifterna.
Vi sörjer för utvecklingen av våra medarbetares kompetens i dataskyddsfrågor. Vi strävar också efter att se till att våra samarbetspartners medarbetare förstår att personuppgifter är konfidentiella och ska hanteras på ett säkert sätt.
Vi övervakar händelser relaterade till behandling av personuppgifter, vi reagerar på avvikelser och strävar efter att förebygga eventuella skador till följd av avvikelser. Om dina personuppgifter trots alla skyddsåtgärder hamnar hos obehöriga är det möjligt, liksom när det gäller andra tjänster som involverar personuppgifter, att uppgifterna missbrukas. Vi informerar relevanta myndigheter och registrerade om dataintrång enligt lagstiftningen.
Dataskyddsriskerna bedöms regelbundet i anslutning till Stockmanns riskhanteringsprocess.
Dataskyddsansvarig
Om ditt ärende gäller behandling av personuppgifter eller utövande av rättigheter som baserar sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning i Stockmanns funktioner kan du kontakta Stockmanns dataskyddsansvarig. Du kan kontakta dataskyddsansvarig per e-post tietosuoja@stockmann.com eller telefon +358 (0)9 1211 och be växeln koppla samtalet till den dataskyddsansvarige. Samtalspriset är normal lokalnätavgift/mobiltelefonavgift.